Авансовый отчет: бланк. Авансовый отчет: что можно принять к учету, образец заполнения, основные проводки Бланк авансовый отчет ао 1 доставка

Он отражает расходование выданных ранее под отчет сумм. К нему прилагаются удостоверяющие затраты бумаги.

Госкомстат России Постановлением № 55 от 01.08.01 утвердил форму отчета и порядок ее оформления. Она имеет шифр по ОКУД 0302001. Для бюджетников предусмотрен бланк № 0504505, принятый приказом Минфина № 52н от 30.03.15.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

С помощью авансового отчета учитывают денежные средства, полученные подотчетными лицами на нужды административно-хозяйственного плана.

Документ оформляет подотчетник и передает его в бухгалтерию для проверки, подписания директором и списания издержек.

Суть бумаги

Целями составления формы АО-1 являются:

• контроль над расходованием выданных авансом сумм;
• утверждение использования средств руководителем;
• списание производственных затрат.

Деньги по расходному ордеру под отчет выдаются кассиром предприятия. В нем отражают цель расхода. Список лиц, имеющих право получать суммы под отчет, утверждается директором компании и хранится в бухгалтерии. Распоряжением утверждают и сроки, на которые данные суммы выдаются. Законом этот период неограничен.

Средства на командировочные затраты сотрудник получает по соответствующему приказу о направлении в поездку либо по командировочному удостоверению.

Документ проверяет ответственный бухгалтер и утверждает руководитель. Остаток неизрасходованных сумм вносится сотрудником в кассу, а перерасход возмещается ему по расходному ордеру. Форма АО-1 оформляется в одном экземпляре.

При необходимости деньги под отчет работодатель выдает сотруднику, который должен по истечении определенного срока отчитаться за них перед бухгалтерией.

Когда это необходимо

Авансовый отчет нужен для того, чтобы получивший целевые деньги сотрудник отчитался за их расход перед работодателем.

Подотчетные суммы могут выдаваться на следующие нужны:

• покупку канцелярских и хозяйственных принадлежностей, ГСМ;
• командировки;
• общехозяйственные и представительские затраты;
• прочие.

По прошествии трех дней с даты, когда закончился срок, на который выдавались деньги или приезда из командировки, подотчетник обязан отчитаться перед работодателем по всем произведенным расходам.

Для этого он может самостоятельно заполнить типовой бланк документа или сдать бухгалтеру расходные бумаги. Он подготовит авансовый отчет с помощью компьютерной программы. Затем подотчетник проверяет соответствие распечатанного документа предъявленным им подтверждающим и подписывает отчет.

Кто и как составляет

Форма АО-1 заполняется работником, получившим деньги под отчет на хознужды или направленным в командировку.

• истечения периода, на который выданы деньги, указанного в заявлении работника на получение суммы;
• выхода труженика на работу, если срок использования средств истек в период его нетрудоспособности или отпуска;
• прибытия из командировки.

Такой порядок предусмотрен п. 6 указаний Банка России № 3210-У от 11.03.14 и п.26 Положения о командировках, одобренным постановлением Правительства № 749 от 13.10.08.

В помощь сотрудникам при заполнении отчета работодатель может разработать инструкцию по его оформлению.

На лицевой части бланка подотчетник указывает следующие сведения:

• название фирмы;
• дату заполнения;
• свои ФИО, должность, номер по табелю;
• предназначение аванса.

Оборотная сторона содержит таблицу. В ней сотрудник указывает, на что он потратил деньги. По каждому подтверждающему документу заполняется отдельная строка.

В ней отражают:

• номер;
• дату бумаги;
• название;
• израсходованную сумму.

В конце таблицы пишется суммарный расход. Далее, работник сдает отчет и оправдательные документы в бухгалтерию.

Получив от подотчетника форму АО-1, бухгалтер должен:

• проверить, верно ли она составлена;
• сверить сведения в таблице с прикрепленными бумагами;
• присвоить отчету номер.

Внизу лицевой стороны бухгалтер оформляет отрывную часть, в ней указывается:

• от кого получен бланк;
• номер и дата бумаги;
• израсходованная сумма;
• число документов-приложений;
• дата проверки и подпись.

Расписка отрывается от основного бланка и отдается подотчетнику. Это свидетельствует о том, что документ проверен и принят.

На обороте бухгалтер оформляет строки:

Затем заполняются две таблички на лицевой стороне отчета.

В левой указывают:

• остаток (перерасход) по данным предыдущего аванса;
• выданная сумма;
• фактически израсходованные средства;
• остаток или перерасход.

Во второй таблице проставляются необходимые проводки. Данные о внесенном остатке или выплаченном перерасходе бухгалтер заносит в ячейку в нижней части формы. Здесь же ставится номер и дата приходного либо расходного ордера. После заполнения, бухгалтер передает отчет директору для подписи.

Бланк формы АО-1:

Основания для выдачи

Предприятие выдает авансы подотчетным лицам на предстоящие целевые затраты. Размер выплаты утверждается приказом директора, в нем также отражают: цели расходов, срок использования денег, порядок отчета за них.

Средства работник получает из кассы по заявлению, на котором должна стоять виза главбуха и руководителя организации или его структурной единицы. Деньги можно перечислять на пластиковую карту сотрудника. При этом в заявлении указывают реквизиты для зачисления суммы. Эта возможность должна закрепляться в учетной политике компании или ином внутреннем нормативном акте.

На предприятии обязательно должен быть приказ о перечне лиц-подотчетников. Хранится он в бухгалтерии. Отдельным распоряжением руководителя устанавливается предельный срок пользования деньгами.

Основание для выплаты подотчетной суммы на служебную поездку - приказ начальника или командировочное удостоверение. Отчет о затратах труженик обязан предоставить в течение трех дней после приезда.

Если труженик имеет задолженность по выданному ранее авансу, очередную сумму под отчет он получить не вправе. Сотруднику запрещается передавать полученные под отчет средства какому-либо другому лицу.

Образец формы АО-1

Для грамотного заполнения формы следует изучить заполненный образец. Сверху в документ вписывается наименование организации, ее шифр ОКПО.

Ниже приводятся сведения о сотруднике:

• подразделение, в котором он трудится;
• профессия;
• табельный номер.

Следом отражают назначение аванса. В идущих ниже таблицах указывают выданные суммы, расход, остаток, корреспонденцию счетов. Затем количество документов-приложений и число листов в них.

В расписке бухгалтер отражает, от кого принят отчет, его номер, дату, сумму расхода, количество приложений и расписывается. На обороте в таблицу подотчетник вносит данные о документе, подтверждающем затраты: дату, номер, название, сумму. Под своими записями он расписывается.

Образец заполнения формы АО-1:

Порядок составления бланка

Форма АО-1 оформляется подотчетным лицом и бухгалтером.

Сотрудник, получивший деньги, вносит следующие данные:

• наименование компании;
• дата составления;
• назначение аванса;
• персональные сведения: ФИО, номер по табелю, должность, подразделение;
• остаток выданного ранее аванса;
• полученная от кассира сумма;
• графы о расходе, остатке;
• число бумаг-приложений.

На обороте он указывает информацию о подтверждающем затраты документе:

• номер;
• дата;
• название;
• сумма.

В конце таблицы ставится итоговая израсходованная сумма. Бухгалтер проверяет правильность внесенных подотчетником данных, целевой характер расходов, заполняет оставшиеся графы. В качестве подтверждения принятия отчета работнику выдается его отрывная часть.

Главные правила заполнения

С начала 2002 года все организации, за исключением бюджетных, при выдаче денег под отчет применяют унифицированный бланк АО-1.

При оформлении авансового отчета должны соблюдаться следующие требования:

• данные вносятся от руки или на компьютере;
• составляется 1 экземпляр;
• заполнение документа возложено на подотчетника и бухгалтера;
• на лицевой стороне указываются сведения об организации и работнике, движение подотчетных сумм, проводки;
• отрывная часть заполняется бухгалтером и вручается сотруднику;
• на обороте фиксируют информацию о расходных документах и сумме затрат;
• за подотчетную сумму сотрудник должен отчитаться в трехдневный срок с момента истечения периода, на который средства выданы;
• получающий деньги под отчет работник не должен иметь задолженности перед организацией;
• остаток по отчету труженик сдает кассиру или получает в качестве возмещения перерасхода;
• форма подписывается бухгалтером, главбухом и руководителем предприятия и принимается к учету для списания издержек.

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно - хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

·····

Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет""

Работник фирмы может получить в кассе предприятия в подотчет денежные средства, которые он должен тратить на цели, указанные в заявлении на выдачу. В трехдневный срок после окончания периода осуществления расходов (он указывается в заявлении) сотрудник должен отчитаться. С этой целью он оформляет авансовый отчет, данные которого нужно подтвердить соответствующими документами.

Авансовый отчет представляет собой документ, который оформляет подотчетное лицо для того, чтобы отчитаться за ранее полученные на строго определенные цели средства предприятия.

Подотчетными лицами могут быть только работники предприятия. Их перечень , в котором также указывается: на какие цели могут выдаваться денежные средства, максимальный период произведения расходов, время, в течение которого необходимо представить отчет в бухгалтерию.

Новым порядком ведения операций по кассе определен перечень расходов, на которые выдаются в подотчет наличные деньги. Это покупка канцелярских, хозяйственных товаров, ГСМ, командировочные, общехозяйственные, представительские расходы и др.

Средства могут быть получены подотчетным лицом безналичным путем на его карточку. В этом случае он также должен представлять в установленные сроки в бухгалтерию авансовый отчет.

После осуществления расходов сотруднику нужно прийти в бухгалтерию и составить данный документ. Он это может сделать вручную, заполнив типографский бланк, либо отдать все подтверждающие документы бухгалтеру, который в его присутствии оформит авансовый документ в специализированной программе. В последнем случае, после выписки документа подотчетное лицо проверяет соответствие отчета предъявленным документа и подписывает его.

На предприятии используется унифицированная форма авансового отчета АО-1 или разработанный на ее основе собственный бланк компании.

Если расходование средств осуществлялось с целью приобретения материальных ценностей, к подтверждающим документам должна быть приложены приходные накладные (приходный ордер) на материалы, с отметкой о сдаче их на склад.

Авансовый отчет проверяется главным бухгалтером фирмы и утверждается директором.

После отчета остаток неизрасходованных средств должен быть внесен в кассу по , а утвержденный руководителем перерасход денег – компенсирован работнику по .

Авансовый отчет образец заполнения

Рассмотрим подробнее как заполнить авансовый отчет.

Вверху документа записывается название предприятия, на котором оформлено подотчетное лицо, его код , ниже наименование структурного подразделения. Работник должен обязательно указать свои личные данные, должность, табельный номер. Также здесь же необходимо заполнить строку, которая содержит информацию о назначение ранее полученного аванса.

В табличной части указывается остаток или перерасход по подотчету, если таковые есть у данного сотрудника. Однако, необходимо помнить, что выдавать наличные в подотчет не разрешается, если работник ранее не отчитался за выданные средства. То есть наличие остатка денежных средств в подотчете у этого лица говорит о нарушении порядка ведения операций по кассе.

Ниже работник заполняет информацию о получившемся остатке или перерасходе подотчетных средств. Он должен указать количество подтверждающих документов и число листов, на которых они находятся.

На оборотной стороне сотрудник должен записать информацию о каждом подтверждающем документе с указанием его номера, даты составления, наименования и общей суммы.

Затем подотчетное лицо подписывает свой отчет.

В бухгалтерии авансовому отчету присваивается номер по порядку, и проставляется дата его составления.

Раздел «Бухгалтерские записи» оформляется бухгалтером, который распределяет произведенные расходы между счетами бухгалтерского учета. Эта информация должна соответствовать данным с оборотной стороны.

Сзади документа сотрудник бухгалтерии заполняет свою сторону отчета («Принятая к учету»), и данные аналитического учета по каждому подтверждающему документу.

После проверки счетный работник должен сделать запись о его проведении и указать прописью сумму к утверждению.

Авансовый отчет подписывается главным бухгалтером компании, который осуществляет контроль за правильностью оформления и целенаправленностью расходования средств.

Если по итогам данного отчета возвращались или выдавались денежные средства, кассир также расписывается в нем, заполняя данные по кассовым ордерам.

Нижняя часть документа содержит расписку, которую бухгалтер должен отделить и вручить работнику при приеме его на проверку. Она включает реквизиты авансового отчета, его сумму, количество предоставленных подтверждающих бланков.

При утверждении авансового отчета руководитель должен в верхней правой части документа сделать соответствующую запись, расписав прописью общую сумму документа.

Нюансы

Денежные средства в подотчет могут выдаваться в иностранной валюте. В этом случае в авансовом отчете заполняется справочно действующий курс, а на оборотной стороне нужно оформлять записи по суммовым показателям в иностранной валюте и ее рублевом эквиваленте, который рассчитывается по курсу, указанному на первой странице.

Расчеты со своими сотрудниками по выданным авансам, подотчетным суммам составляют достаточное количество операций, которые осуществляют бухгалтерские службы каждого хозяйствующего субъекта. В оформлении документации по подтверждению расходов, произведенных подотчетными лицами, возникают спорные вопросы. В связи с этим актуальным остается вопрос, где можно взять или скачать авансовый отчет (бланк).

Из чего состоит авансовый отчет

Состав бланка авансового отчета можно представить в виде трех частей (таблица 1).

Таблица 1. Состав бланка авансового отчета

Номер части	Кто заполняет	Какая информация отражается
Часть первая		В первой части бланка авансового отчета указываются: наименование документа (авансовый отчет); регистрационный номер документа и дата составления; информация о наименовании организации и структурном подразделении; сведения о подотчетном лице (ФИО), его табельный номер, профессия; цель получения подотчетной суммы; информация о сумме имеющегося предыдущего аванса (с указанием имеющегося перерасхода или остатка); сумма полученного аванса; расчет полученных и израсходованных подотчетных сумм; сумма остатка или перерасхода по подотчетным суммам; бухгалтерские записи с указанием счетов и субсчетов; информация об имеющихся приложениях к авансовому отчету с указанием количества листов; сведения о проверке авансового отчета бухгалтерской службой и сумме к утверждению, которая указывается прописью и цифровым способом; подписи главного бухгалтера и бухгалтера хозяйствующего субъекта; сведения о внесенном остатке по подотчетным суммам или выданном перерасходе с указанием номера и числа оформления кассового ордера.
Часть вторая	сотрудник бухгалтерской службы	Расписка является второй частью бланка авансового отчета и является отрывной, в ней отражается информация о принятии подготовленного отчета к проверке, указывается следующая информация: сведения о лице, от которого принят отчет на проверку (указывается ФИО); проставляются номер авансового отчета и дата его составления; отражается информация о сумме авансового отчета и количестве документов с указанием листов; подпись бухгалтера хозяйствующего субъекта, который принял отчет к проверке; дата.
Часть третья	подотчетное лицо совместно с сотрудником бухгалтерской службы	В третьей части бланка авансового отчета, который печатается на оборотной стороне: отражается наименование документа (с указанием реквизитов, которые подтверждают произведенные расходы); проставляется сумма расхода (отдельно по отчету и принятая к учету); указывается дебет счета и субсчета, куда будут отнесены расходы; проставляется итоговая сумма; подотчетное лицо ставит свою подпись и расшифровку подписи.

Вторая часть является отрывной, представлена в виде расписки, которую отдают подотчетному лицу, который отчитывается за произведенные расходы по данному документу.

Третья часть является оборотной стороной бланка авансового отчета.

Авансовый отчет может составляться в следующих формах:

• на бумажном носителе;
• в электронном виде.

При формировании отчета в электронном виде применяется электронная подпись всеми сотрудниками, которые участвуют в его заполнении (Письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Форма банка авансового отчета (АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55. На данный момент формы первичных документов не обязательны к использованию и каждый хозяйствующий субъект имеет право не использовать его, видоизменять, использовать другие формы первичных документов, разработанные самостоятельно. При этом вновь разработанные формы должны быть представлены в приложении к учетной политике предприятия.

Бланк официальной формы АО-1

У каждого субъекта бизнеса периодически возникает необходимость в осуществлении хозяйственных расходов в целях обеспечения функционирования предприятия. В основном они производятся наличным путем через подотчетников, которые определяются в специальном распоряжении руководителя. При этом затраты должны быть осуществлены на цели, на которые были выданы деньги.

Авансовый отчет это документ, составляемый материально ответственным лицом в случае осуществления им производственных или хозяйственных расходов, на которые ранее выдавались из кассы или путем перечисления деньги фирмы.

Данный бланк обязателен к заполнению, если осуществлялась выдача средств в подотчет. Росстат рекомендует использовать документ форма АО-1.

Перечень лиц предприятия, которым разрешается выдавать деньги, определяется на специальным приказом. В нем желательно отразить поименный список подотчетников, размер сумм, которые им могут выдаваться, а также закрепить цели расходования этих средств.

Подотчетными могут быть как работающие на предприятии лица, так и привлеченные по договорам подряда люди.

Законодательство требует, чтобы работники, которым выданы средства для произведения расходов, осуществили их в установленных целях, а руководитель проверив все представленные к авансовому отчету документы, утвердил эти затраты.

Только после того как авансовый отчет прошел процедуру утверждения, эти траты могут быть включены в состав затрат предприятия. Таким образом, этот бланк является первичным документом, подтверждающим наличные расходы компании.

Внимание! Оформляя и принимая авансовый отчет надо помнить, что его при проверке обязательно будут смотреть контролирующие органы, и если он составлен с неточностями или прилагаемые документы не соответствует установленным требованиям, то расходы по этому документу исключат при налогообложении.

В каком случае применяется авансовый отчет

Выданные работнику средства должны быть использованы строго на установленные цели либо возвращены в кассу предприятия обратно. Основным документом по выплате сумм в подотчет является , на котором должна быть проставлена виза руководителя.

В локальных актах предприятии закрепляются сроки, в течение которых подотчетный работник должен отчитаться либо вернуть ранее выданные деньги. Авансовый отчет надо оформлять, если им были произведены расходы. Данный документы позволяет списать выданные суммы с подотчетника на затраты.

Составлять авансовый отчет по командировке должен каждый вернувшийся из служебной поездки работник. В связи с этим повышается его роль, так как многие составляемые ранее документы стали необязательными к заполнению. По сути авансовый отчет остался единственным отчетом, представляемым командируемым своему руководству.

Составление авансового отчета является обязательным, это правило закреплено в Порядке ведения кассовых операций. Освобождаются от составления данного документа только предприниматели, которые ведут учет по упрощенной процедуре.

бухпроффи

Важно! Однако, следует не забывать о том, что существует лимит расчетов наличными между организациями или ИП в размере 100000 рублей. Свыше этого размера, должны использоваться только безналичные платежи, что исключает подотчет.

Что можно принять к учету

Каждый специалист бухгалтерии и сам работник должны знать перечень документов, которые можно приложить в качестве подтверждения расходов к авансовому отчету.

После этого документ делится на две таблицы. Сведения в них вносит бухгалтер. В левой отражается движение подотчетных средств по работнику - остаток с предыдущей выдачи или перерасход, выданная сумма, израсходованная сумма, текущий остаток.

Внимание! С 19 августа 2017 года работник может получить суммы в подотчет, не отчитавшись за предыдущий аванс.

В правой таблице проставляются бухгалтерские проводки.

Ниже бухгалтер должен записать количество документов, которые предоставил работник, и на скольких листах они располагаются.

После выполнения проверки бухгалтер должен поставить подпись и прописью указать утвержденную сумму. Далее бланк передается главному бухгалтеру на рассмотрение.

Если у работника после предоставления отчета выявлены денежные суммы, которые ему необходимо вернуть, либо наоборот, нужно компенсировать излишне им потраченные, то реквизиты кассового документа проставляются ниже.

Внимание! На время проверки авансового отчета сотруднику выдается расписка о его принятии. В ней кратко дублируются сведения принятого документа.

Оборотная сторона

На этой стороне располагается таблица, в которую подотчетник вносит все прикладываемые документы. На каждый бланк отводится одна строка.