Реестр к форме 2 ндфл за год

ЗАРПЛАТА И КАДРЫ | ТОЧНЫЙ РАСЧЕТ

практикующий бухгалтер, налоговый консультант, член Палаты налоговых консультантов

Куда следует представлять сведения по форме 2-НДФЛ организациям, имеющим обособленные подразделения, и какой код ОКТМО указывать?

ПЕРВОИСТОЧНИК

С 01 января 2014 г. коды ОКАТО не используются. Их заменили на коды ОКТМО . Соответствующие изменения внесли и в форму справки.

Следовательно, сведения по форме 2-НДФЛ организациям, имеющим обособленные подразделения, следует подавать в налоговую инспекцию по местонахождению головного отделения в отношении доходов, выплаченных работникам головного офиса, а в отношении доходов, выплаченных сотрудникам обособленных подразделений, – в инспекцию по местонахождению такого подразделения.

Кроме того, в письме ФНС России от 05.12.2012 № ЕД-4-3/20473@ даны рекомендации по порядку заполнения справок 2-НДФЛ в такой ситуации: «Как следует из Рекомендаций, при выплате дохода сотруднику, работающему в головном учреждении, в разд. 1 Справки 2-НДФЛ через разделитель «/» указываются данные о налоговом агенте: идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП), а также указывается код ОКТМО, на территории которого находится головное учреждение.

В Справке 2-НДФЛ, представляемой по доходам сотрудника за время его работы в обособленном подразделении, указываются ИНН учреждения, КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации. При этом проставляется ОКТМО образования, на территории которого находится обособленное подразделение налогового агента».

Если в течение календарного года физическое лицо, о доходах которого заполняется справка, получало доходы от работы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных административно-территориальных образований, то о его доходах заполняется несколько справок (по количеству административно-территориальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения, в которых физическое лицо получало доходы).

Справка по форме 2-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов. Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, определяемая в соответствии со ст. 41 НК РФ.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Налоговые агенты представляют сведения в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, на электронных носителях, на бумажном носителе.

Датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные обязанности в соответствии с трудовым договором. Датой же фактического получения дохода в виде оплаты отпуска, в соответствии с п. 1 ст. 223 НК РФ , признается день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках.

Этот вывод подтверждается решением Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 № 11709/11 , а также письмом Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/8-139 . Связано это с тем, что оплата отпуска не является выплатой дохода за выполнение трудовых обязанностей, поскольку отпуск – это время, в течение которого работник свободен от их исполнения. Поэтому организация исчисляет и удерживает НДФЛ с отпускных не на последнее число месяца (как в случае с заработной платой), а при непосредственной выплате денег.

Переходящие суммы

Еще одна из так называемых «переходящих сумм» – это заработная плата за декабрь, выплаченная в январе. Соответственно НДФЛ будет переведен в бюджет с декабрьской зарплаты только в январе, то есть уже в следующем налоговом периоде.

ПОЗИЦИЯ ФНС

Дата фактического получения доходов в виде индексации заработной платы и надбавки к окладу определяется в соответствии
с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ как день выплаты этих доходов, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках, независимо от того, за какой месяц она была начислена.

Как упоминалось выше, датой получения дохода в виде заработной платы является последний день месяца, то есть 31 декабря. Так что, хотя фактически деньги выплачены в январе, в строках 5.3 «Налог исчисленный» и 5.4 «Налог удержанный» раздела 5 необходимо указать сумму налога с декабрьской заработной платы. По строке 5.5 «Сумма налога перечисленная» также будет отражаться сумма налога, исчисленная за декабрь, но перечисленная в бюджет в январе (письмо ФНС России от 12.01.2012 № ЕД-4-3/74).

Нужно обратить внимание, что при заполнении справки 2-НДФЛ за 2013 год в строке 5.5 указывается налог, перечисленный в 2013 году. При этом в январе 2013 года, возможно, была оплачена сумма налога за декабрь 2012 года, которая уже была отражена по строке 5.5 справки 2-НДФЛ за 2012 год.

Порядок заполнения

Ранее действовал налоговый регистр по форме 1-НДФЛ, содержавший сведения, позволявшие идентифицировать налогоплательщика, вид выплачиваемых ему доходов и предоставленных налоговых вычетов. На основании данного регистра и заполнялись справки 2-НДФЛ. В настоящее время форма регистра не утверждена, поэтому бухгалтеры при разработке собственной формы налогового регистра вполне могут взять за основу 1-НДФЛ.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Если налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, в справке по форме 2-НДФЛ разделы 3–5 должны быть заполнены для каждой из ставок налога.

Справка о доходах работников должна быть сдана в налоговую инспекцию до 1 апреля следующего за отчетным года. Справка о доходах заполняется по форме 2-НДФЛ.

Если вы заполняете справку 2-НДФЛ менее, чем на 10 человек, ее можно составить на бумаге. Если же количество сотрудников более 10, то заполнение справки 2-НДФЛ должно производиться в электронном виде.

Одновременно со справкой 2-НДФЛ должен быть предоставлен реестр сведений о доходах физических лиц. Он заполняется в бумажном виде в двух экземплярах.

На каждого работника заполняется одна справка 2-НДФЛ по всем доходам (для заработной платы - 13%, для дивидендов - 9%).

В соответствии с приказом ФНС России от 17.11.2010г. № ММВ-7-3/611@ разделы 3 и 5 формы 2-НДФЛ заполняются отдельно по каждой ставке.

При заполнении справки 2-НДФЛ за 2012г. в ней должны быть отражены и те доходы работника, которые были выплачены уже в 2013г.

К примеру, зарплату за декабрь 2012 года сотрудник получает в 2013 году, однако эта сумма должна быть отражена в справке за 2012г. (письмо ФНС России от 12.01.2012г. № ЕД-4-3/74).
Сумма декабрьской зарплаты отражается в строке 5.2, а НДФЛ января - в строках 5.3, 5.4, 5.5 формы 2-НДФЛ.

Переплата НДФЛ не отражается при заполнении справки 2-НДФЛ.

Такая переплата (когда в бюджет перечислена сумма, превышающая ту, что удержана с работников) не считается налогом, и она не может быть направлена в счет будущих платежей по НДФЛ.

Удержанный сверх положенного налог с работника в 2012 г. отражается при в 2013г. только в том случае, если излишняя сумма не возвращена работнику.

В течение 10 дней после обнаружения ошибки необходимо сообщить о ней сотруднику, и в срок не более 3 месяцев после получения от него заявления ему следует вернуть деньги в безналичном порядке.
Если на момент составления справки по НДФЛ деньги еще не возвращены, переплата НДФЛ отражается в строке 5.6, а верная сумма - в строке 5.3.

При отсутствии в справочнике нужных кодов дохода, отнесите их к иным выплатам.

Каждому виду доходов присвоен код, который можно узнать в Приложении №3 к приказу ФНС России от 17.11.2010г. № ММВ-7-3/611@.

Однако утвержденный перечень содержит только основные виды, к примеру «2000» - код зарплаты, «2012» - код отпускных. Если вы не обнаружили необходимого вам кода, отмечайте доход кодом «4800», который означает иные выплаты.

Стоит заметить, что ошибка в указании кода не облагается штрафами. Главное, удержать налог по верной ставке и не допустить переплаты или недоплаты НДФЛ.

Доходы, не облагаемые НДФЛ, в не отражаются.

Выплаты, с которых не удерживается НДФЛ, перечислены в статье 217 Налогового кодекса Российской Федерации - детские пособия, выходные пособия.

Если доход частично облагается НДФЛ, в справке формы 2-НДФЛ указываются суммы и коды вычетов.
К примеру, материальная помощь и подарки облагаются налогом только начиная с суммы, превышающей 4000 рублей.

Такие доходы отражаются в разделе 3 справки 2-НДФЛ как облагаемые доходы. Напротив суммы выплаты указывается код и сумма вычета. К примеру, материальная помощь отражается в графе 4 кодом «503», а в графе 5 - суммой «4000 руб».

Стандартные вычеты на детей.

В 2012 году по заявлению сотрудников было предусмотрено уменьшение доходов, облагаемых налогом 13% - на первого и второго ребенка на 1400 рублей, на третьего и последующих - на 3000 рублей. Вычеты на детей были возможны только до достижения дохода работника с начала года суммы 280000 рублей.
Эти вычеты отражаются в разделе 4.1 справки 2-НДФЛ, код зависит от суммы вычета и от того, на какого по счету ребенка он предоставляется.

Имущественный вычет за приобретенную жилую недвижимость.

Сотрудник может получить имущественный вычет на основании заявления из ИФНС. Если такой вычет предоставлялся сотруднику, то при

Отчетность по НДФЛ включает в себя декларации 2-НДФЛ и 3-НДФЛ . Скачать бланки данных отчетов, актуальные на сегодняшний день при сдаче отчетности можно ниже.

Декларация 2-НДФЛ

За год работодатели должны предоставить в Налоговый орган справки 2-НДФЛ, заполненные на каждого работника. Подготовить и передать в налоговую эти справки нужно до 1 апреля 2014 года. В связи с заменой кодов ОКАТО на коды ОКТМО форма декларации было немного подкорректирована, а точнее было заменено поле «ОКАТО» на поле «ОКТМО». Актуальная форма справки 2-НДФЛ утверждена Приказом ФНС России от 17.11.2010 №7-3/611@ (в ред. Приказа ФНС России от 14.11.2013 №ММВ-7-3/501@). Скачать ее можно по ссылке ниже.

Заполнение данной формы не изменилось, заполненный образец можно посмотреть в , там же его можно и скачать.

Декларация 3-НДФЛ

Приказом ФНС России от 10.11.2011 №ММВ-7-3/760@ (в ред. Приказа ФНС России от 14.11.2013 №ММВ-7-3/501@) была утверждена и форма декларации 3-НДФЛ, которая используется физическими лицами для отчета о доходах, полученных за год. 3-НДФЛ используется в том числе индивидуальными предпринимателями и лицами, занимающимися частной практикой, для отчетности о доходах, полученных от предпринимательской деятельности за 2013 год.

Бланк 3-НДФЛ, который нужно использовать для отчета о доходах за 2013 год, немного изменен по сравнению с предыдущим годом. Изменений не много:

Поле «ОКАТО» заменено полем «ОКТМО» на всех страницах декларации, где данный код использовался;

Также изменены штрих-коды в левом верхнем углу каждой страницы декларации 3-НДФЛ.

Скачать актуальную форму декларации можно ниже. Заполненный образец декларации для ИП смотрите в

Сведения о доходах физических лиц формы 2-НДФЛ за 2012 год передаются в формате и по форме, официально утвержденными Приказом Федеральной налоговой службы России от 17 октября 2010 года № ММВ-7-3/611@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников» с учетом изменений, внесенных Приказом ФНС России от 06.12.2011г. № ММВ-7-3/909@.
Главные изменения в форме документа 2-НДФЛ:
- теперь по облагаемым по разным ставкам доходам, составляется одна справка (в том случае если они выплачены одному физическому лицу). Разделы 3, 4 и 5 данной справки заполняются отдельно для каждой из ставок. Справка может быть из нескольких страниц;
- увеличен перечень кодов доходов, полученных по операциям с ценными бумагами;
- увеличен перечень кодов стандартных налоговых вычетов и кодов сумм, уменьшающих налоговую базу в соответствии со ст. 214.1 Налогового кодекса Российской Федерации.

Обновленные коды стандартных вычетов необходимо использовать в справках 2-НДФЛ за 2012 и 2013 год.

Федеральная налоговая служба своим приказом № ММВ-7-3/909@ от 06.12 2011 года «О внесении изменений в приложения к приказу Федеральной налоговой службы от 17 ноября 2010 г. N ММВ-7-3/611@» внесла нововведения в форму бланка 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 20___ год».

Например, данный документ назначает новые коды стандартных налоговых вычетов, учитывая очередность ребенка.

Так стандартный вычет в размере четыреста рублей (400) руб. (код 103) – в 2012 и 2013 году не используется.

Теперь стандартный вычет на ребенка в размере тысяча рублей (1000 руб.) (код 108) в 2012 и 2013 годах зависит от очередности ребенка.

Стандартный вычет на первого ребенка (новый код в документе 114) в 2012 и 2013 году составит 1400 рублей, на второго ребенка (новый код 115) – также 1400 рублей, на третьего и каждого последующего ребенка (новый код 116) – 3000 рублей.

Вычет на каждого ребенка в случае, если ребенок в возрасте до 18 лет считается ребенком-инвалидом, или учащегося очной формы обучения, студента, аспиранта, интерна, ординатора, в возрасте до 24 лет, а также если он считается инвалидом I или II группы составляет 3000 рублей (код 117).

В случае если родитель один или если второй родитель отказался от вычетов, вычеты на детей предоставляются в двойном размере. В новом приказе указаны новые коды таких вычетов. Однако это правило действует лишь тогда, когда желающий отказаться от вычета родитель получает доход, облагаемый по ставке 13 процентов, и этот доход не превысил с начала года 280 000 руб.

Существует ограничение суммы дохода, до которого предоставляются вычеты – 280 000 рублей.

Сведения о доходах физических лиц формы 2-НДФЛ за 2012 год необходимо представить в налоговые органы не позднее 1 апреля 2013 года.

В статье вы сможете скачать бланк справки 2-НДФЛ. Образец заполнения данной формы можно скачать в конце статьи. Там же вы найдете бланк 2-НДФЛ, актуальный при заполнении работодателем отчетности по НДФЛ на своих работников за 2013 год. Скачать справку 2-НДФЛ, утвержденную Приказом ФНС России от 17.11.2010 №7-3/611@ (в ред. Приказа ФНС России от 14.11.2013 №ММВ-7-3/501@) можно по ссылке в конце статьи.

Форма справки 2-НДФЛ 2013 года содержит следующие разделы:

• данные работодателя (наименование и реквизиты);
• данные физического лица, на которое справка оформляется;
• объем дохода (по месяцам), облагаемого по ставке 13 %;
• коды и объем остальных стандартных налоговых вычетов;
• общие суммы доходов, вычетов, налогов.

Любой работающий человек может получить справку 2-НДФЛ в бухгалтерии предприятия или организации, где он работает, в течение трех дней. На этом документе обязательно должна быть подпись руководителя и оттиск печати.

Образец заполнения 2-НДФЛ

Для отчетности (подачи в Налоговую инспекцию) справка 2-НДФЛ заполняется на каждого сотрудника предприятия или организации один раз в год. Срок подачи – до 1 апреля того года, который следует за отчетным. Образец заполнения 2-НДФЛ 2013 для подачи ее в Налоговый орган можно скачать ниже.

Большинство предприятий и организаций подает этот вид отчетности в электронном виде. Исключение составляют маленькие предприятия (менее 10-и наемных работников), которые могут эти справки заполнить вручную. Все суммы (кроме налогов) в справке 2-НДФЛ должны быть указаны в рублях и копейках. Суммы налогов округляются до рублей.

В бланке 2-НДФЛ можно отразить все налоговые ставки, дополнительно оформив реестр о доходах физических лиц.

Важно! В этом документе не может быть исправлений – если бухгалтер, заполняющий его, ошибся, следует оформить другой бланк.

В шапке документа есть две строчки, на которые следует обратить внимание:

• признак – может быть цифра «1» (обычная сдача справки) или цифра «2» (налог удержать невозможно);
• код ИФНС – номер отделения Налоговой инспекции, где первые две цифры – код региона, вторые – номер отделения.

Порядок заполнения

Заполненный образец 2-НДФЛ можно скачать внизу статьи, а пока разберемся, как заполнить данную форму, на что обратить внимание.

Первая строчка документа – отчетный год, номер документа и число оформления.

Заполнение первого раздела 2-НДФЛ:

• ИНН/КПП, если работодатель является юридическим лицом, и только ИНН, если работодатель – физическое лицо;
• название юридического лица или ФИО физического лица-работодателя;
• классификационный код ОКТМО, новая форма 2-НДФЛ в ред. Приказа ФНС России от 14.11.2013 включает в себя уже этот новый код;
• номер телефона.

Заполнение второго раздела 2-НДФЛ:

• ИНН физического лица, на которое справка заполняется;
• фамилия, имя, отчество налогоплательщика;
• графа «Статус налогоплательщика» – ставится цифра «1» для резидента РФ, цифра «2» – для нерезидента, цифра «3» – для нерезидента, признанного специалистом высокой квалификации;
• день, месяц и год рождения цифрами;
• в графе «Гражданство» указывается код той страны, гражданином которой налогоплательщик является (например, для гражданина России – 643);
• в графе «Код документа» чаще всего обозначается код паспорта – 21 (но может быть и другой документ);
• далее заносится серия и номер паспорта;
• «Адрес» – место проживания налогоплательщика;
• графу «Адрес в стране проживания» следует заполнять только для сотрудников, которые являются нерезидентами.

Заполнение третьего раздела 2-НДФЛ:

Этот раздел оформлен в виде таблицы. В нем следует указать все доходы, с которых должен быть уплачен НДФЛ. Третий раздел формы заполняется отдельно для каждой :

• в столбце «Месяц» указываются только те месяцы отчетного года, в которых налогоплательщиком получены облагаемые налогом доходы;
• в столбце «Код дохода» пишется, например, 2000 (заработная плата);
• в столбце «Сумма дохода» (данная величина должна быть указана без вычетов – для них выделен отдельный столбик);
• «код вычета»;
• «сумма вычета» (профессионального).

В четвертом разделе справки под названием«Налоговые вычеты» следует указать все суммы, которые можно отнести к социальным, стандартным или имущественным налоговым вычетам за отчетный период. Кроме этого, должен быть помечен также код вычета.

При наличии имущественных вычетов необходимо указать номер уведомления, которое подтверждает право на имущественный вычет, число оформления уведомления и код Налоговой инспекции, выдавшей данный документ.

Заполнение пятого раздела справки 2-НДФЛ:

В этом разделе следует указать величины всех доходов и налогов за отчетный год:

• общая величина доходов (без вычетов);
• величина доходов после вычетов;
• рассчитанный объем НДФЛ;
• удержанный налог на доходы;
• налога на доходы, который уже перечислен в бюджет;
• графа 5.6 заполняется для лиц, у которых удержана сумма, превышающая объем начисленного налога;
• указывается сумма, которую с налогоплательщика еще не удержали (задолженность по НДФЛ).