Обновление приказов по предприятию в новом году. Какие приказы должны быть в организации: оформление и классификация Основные приказы по предприятию на начало года

Законодательство не содержит требования о ежегодном переиздании каких-либо приказов, инструкций, положений по охране труда. Никакой периодичности издания таких документов законодательством не предусмотрено.

Приказы, инструкции, положения по охране труда (о создании комиссии по проверке знаний требований охраны труда, о назначении ответственных лиц, об утверждении программ, инструкций, локальных актов и пр.) могут переиздаваться по мере необходимости в зависимости от конкретной ситуации.

Например, с 18 марта 2018 г. водители начнут использовать светоотражающую спецодежду при остановке вне населенных пунктов (Постановление Правительства РФ от 12.12.2017 № 1524 О внесении изменения в Правила дорожного движения Российской Федерации).

С 12 июня 2018 г. работодатели начнут самостоятельно выбирать, где фиксировать нормы смывающих средств для работников - в трудовых договорах или локальных актах (Приказ Минтруда России от 23.11.2017 № 805н).

Подробнее смотрите в обосновании.

Дополнительно смотрите:

1.Как оформить инструкцию по охране труда

2.Как создать в организации службу охраны труда

3. Как оформить и учесть выдачу спецодежды сотрудникам

4. Как провести специальную оценку условий труда

Обоснование

Какие локальные документы по охране труда должны быть на предприятии

Какие документы оформить, чтобы организовать службу охраны труда

Какие документы оформить для организации службы охраны труда

Чтобы организовать службу охраны труда, оформите:

 приказ о назначении специалиста по охране труда, если работу по охране труда ведет штатный специалист;

 положение о службе охраны труда, если создано отдельное структурное подразделение;

 договор, если привлекли стороннюю аккредитованную организацию или специалиста, которые оказывают услуги в области охраны труда.

Какие документы оформить по обучению сотрудников предприятия

Какие документы по обучению по охране труда оформляют на предприятии

Чтобы провести инструктажи и обучение по охране труда, разработайте и утвердите инструкции по охране труда, программы инструктажей и программы обучения по охране труда.

Дополнительно разработайте программу обучения работников организации оказанию первой помощи пострадавшим на производстве.

Если на предприятии освободили работников от первичного инструктажа на рабочем месте, директор утверждает перечень профессий и должностей этих работников.

Какие документы оформить по медицинским осмотрам

Какие документы по медицинским осмотрам оформляют на предприятии

Выдайте работникам перед медосмотром направление. Выдачу направлений фиксируйте в журнале учета выдачи направлений на предварительный медицинский осмотр.

Для периодического медосмотра оформите список контингента работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам, и на его основе - поименные списки лиц, подлежащих периодическому медицинскому осмотру.

Чтобы провести предрейсовые медосмотры, оформите Положение об организации предрейсовых медицинских осмотров водителей автотранспортных средств.

Факт проведения медосмотров фиксируйте в журнале регистрации предрейсовых, предсменных медицинских осмотров, журнале регистрации послерейсовых, послесменных медицинских осмотров.

Какие документы оформить при выдаче бесплатного профилактического питания сотрудникам

Какие документы при выдаче бесплатного профилактического питания оформляют на предприятии

Утвердите перечень должностей и профессий работников, которым по условиям труда выдается бесплатное профилактическое питание (молоко, соки и т. д.).

Если от работника поступит заявление о замене молока денежной компенсацией, то издайте приказ о замене выдачи молока денежной компенсацией.

Какие документы оформить при выдаче смывающих и обезвреживающих средств

Какие документы при выдаче смывающих и обезвреживающих средств оформляют на предприятии

Утвердите перечень рабочих мест и список работников, для которых необходима выдача смывающих и обезвреживающих средств.

Издайте приказы:

 об утверждении норм бесплатной выдачи работникам смывающих и обезвреживающих средств;

 организации бесплатной выдачи смывающих и обезвреживающих средств работникам.

Выдачу работникам смывающих и обезвреживающих средств зафиксируйте в личной карточке учета выдачи смывающих и (или) обезвреживающих средств.

Какие документы оформить при выдаче средств индивидуальной защиты сотрудникам

Какие документы при выдаче средств индивидуальной защиты оформляют на предприятии

Оформите положение об обеспечении работников средствами индивидуальной защиты и утвердите перечень профессий и должностей, на которых выдаются бесплатная спецодежда, спецобувь и другие средства индивидуальной защиты (далее - СИЗ).

После приобретения СИЗ храните на предприятии заверенные копии сертификатов и деклараций соответствия на СИЗ.

СИЗ выдавайте работникам по приказу об утверждении норм бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты и фиксируйте факт выдачи в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты.

Какие документы оформить по спецоценке условий труда

Какие документы оформляют по спецоценке

Чтобы провести спецоценку условий труда (далее - СОУТ), утвердите приказом:

 состав комиссии по проведению СОУТ;

 график проведения СОУТ.

Составьте перечень рабочих мест, которые надо оценить.

Подпишите отчет по результатам СОУТ.

Подайте декларацию в трудовую инспекцию, если на рабочих местах не выявлено вредных или опасных производственных факторов и установлены допустимые и оптимальные условия труда. Подробно читайте в рекомендации.

Какие документы оформить при проведении мероприятий по охране труда

Какие документы оформляют при планировании мероприятий по охране труда

Издайте приказ о подготовке плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда и утвердите программу действий по улучшению условий и охраны труда.

План мероприятий по охране труда утверждают приказом.

Обновлением приказов по предприятию занимается секретарь руководителя. В его компетенцию входит организация их составления, иногда – набор текста, передача на подпись Генеральному директору или исполняющему его обязанности должностному лицу, а также оперативный контроль за ходом их переоформления.

Из этой статьи вы узнаете:

• Обязательно ли требуется обновление приказов по предприятию;
• Какие именно приказы подлежат ежегодному переоформлению;
• Кто занимается составлением приказов;
• Роль секретаря руководителя в ежегодном переоформлении приказов компании.

Очередной Новый год добавляет хлопот секретарю компании. С его приходом требуется обновление приказов по предприятию. Этого требует ГОСТ 12.03.230 и требования Росархива. Причем начинать обновление некоторых распорядительных документов нужно уже со второй половины декабря. Разумеется, переоформлению подлежат не все приказы. Какие именно, рассмотрим в нашей статье.

Обновление приказов по предприятию, касающихся основной деятельности

Это, пожалуй, самая важная группа распорядительных документов, регламентирующих деятельность компании. Они охватывают все без исключения структурные подразделения и производственные участки. Касаются они, как ведения учета на предприятии, так и обеспечения ведения хозяйственной деятельности, а также кадровой политики и начисления заработной платы. Обязательному обновлению подлежат следующие приказы:

• «Об учетной политике»;
• «Об утверждении норм расхода топлива на весь имеющийся в распоряжении компании собственный и арендованный транспорт»;
• «О кассовой дисциплине»;
• «О назначении постоянно действующей ревизионной комиссии по ОС и ТМЦ»;
• «О порядке проведения инвентаризации».

Рассмотрим их более подробно. Приказ «Об учетной политике» создается в первый рабочий день нового года. Этот документ регламентирует деятельность бухгалтерии, поскольку в нем содержится выбранный компанией вариант ведения бухгалтерского учета, предусмотренный Фз и НК РФ, а также действующими ПСБУ. Содержание приказа «Об учетной политике» охватывает и учет ТМЦ и ОС, и учет труда и заработной платы, и учет себестоимости, и прочие участки, а также все организационные вопросы, связанные с построением бухгалтерского и налогового учета в компании.

Не менее важен и приказ о кассовой дисциплине. Этот организационно-распорядительный документ также составляется в первый рабочий день нового года. В обязательном порядке он требуется предприятиям, работающим с наличными. В нем прописываются сроки и порядок инкассации приходных касс, лимит остатков денежных средств, порядок выдачи налички на хозяйственные нужды и т.д.

Организация внутреннего контроля на предприятии тоже регламентируется приказами, главным из них будет организационно-распорядительный документ, утверждающий порядок проведения инвентаризации на складах, а также назначение постоянно действующей ревизионной комиссии. Товары, материалы, комплектующие и ГСМ инвентаризируют, как правило, ежемесячно или ежеквартально, инвентаризация основных фондов проводится 1 раз в год.

Все вышеперечисленные приказы подлежат ежегодному оформлению. Задачей секретаря является организация контроля за их составлением, иногда – набор их текста на ПК, передача на подпись руководителю и распространение среди структурных подразделений, чью деятельность регламентирует тот или иной документ.

• Можно ли одним приказом утвердить несколько документов по одному вопросу?

Обновление приказов по предприятию, касающихся кадрового делопроизводства

Ежегодному обновлению приказов по предприятию подлежат и те организационно-распорядительные документы, которые касаются политики кадров. А именно:

• «Об утверждении штатного расписания»
• «Об утверждении графика ежегодных отпусков»;
• «Об утверждении сроков выплаты заработной платы»;
• «О премировании сотрудников»;
• «О порядке выплаты материальной помощи».

Ежегодно обновлять штатное расписание требуется тогда, когда в штат сотрудников компании введены новые единицы или, наоборот, сокращены рабочие места. Это, разумеется, может произойти и посреди года. В этом случае, составляется отдельный приказ, именуемый: «О внесении изменений в штатное расписание». Все произошедшие в течение года изменения в обязательном порядке учитываются при составлении штатного расписания на будущий год.

То же касается приказа о ежегодных отпусках, к которому прилагается план-график, распорядительного документа о сроках выплаты заработной платы и материальной помощи, а также порядка начисления и выплаты премии за определенные заслуги или по результатам финансово-хозяйственной деятельности.

Обновление производственных приказов по предприятию

Ежегодного обновления требуют и те приказы, которые регламентируют деятельность производственных участков. К ним относятся следующие распорядительные документы:

• «Об организации контроля за безопасностью производства и соблюдением норм охраны труда»;
• « Об обеспечении безопасности при пользовании мостовыми кранами»;
• «О назначении ответственного по ТБ производства» и т.д.

Данные приказы необходимы для организации безопасного производства и соблюдения в промышленных цехах и участках законодательно утвержденных норм по охране труда.

В зависимости от вида деятельности компании ежегодному обновлению могут подлежать и другие организационно-распорядительные документы. Контроль за их ежегодным составлением возлагается на отдел делопроизводства или секретариат, автором их выступают руководители структурных подразделений, в чью компетенцию они входят, а утверждает их Президент компании или генеральный директор. Его секретарю нужно позаботиться о том, чтобы эти документы были вовремя переданы ему на подпись и доведены до сведения исполнителей.

Как происходит обновление приказов по предприятию?

Как уже было упомянуто выше, начинать переоформлять подлежащие ежегодному обновлению приказы следует, начиная с середины декабря. Этого времени вполне достаточно для того, чтобы уже в первый рабочий день нового года они были подписаны первым руководителем компании. И задачей его секретаря будет не только этот процесс организовать, но и контролировать его ход.

Своевременное обновление приказов и прочих организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность компании, гарантируют вам полную защищенность в спорных ситуациях как со своими сотрудниками, так и с контролирующими органами. Но при условии неукоснительного соблюдения того, что в них содержится.

Существует ли требование о ежегодном обновлении приказов по предприятию по охране труда и пожарной безопасности?

Ответ

Ответ на вопрос:

Если приказы не утратили актуальность, переиздавать их не нужно.

Работодатель не обязан переиздавать документы по охране труда каждый год. Он самостоятельно устанавливает порядок разработки, согласования, утверждения и пересмотра документов системы управления охраной труда, сроки их хранения ( ). Такой же позиции придерживается Роструд ( ).

Таким образом, нормативного акта, который предписывал бы требование обновлять приказы по охране труда с определенной периодичностью нет. Если изменились условия или должностные лица, которые упомянуты в приказе, изменились нормативные документы, которые есть в приказе, то приказ нужно обновить.

Также пересмотрите документ, если истек установленный законодательством плановый срок пересмотра. Например, инструкции по охране труда пересматривают не реже одного раза в пять лет ( ).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ответ: Как оформить перевод сотрудника на постоянную работу в пределах одной организации

Нужно ли переиздавать приказ о назначении ответственного лица, если сотрудника перевели на другую должность. Например, приказ о назначении ответственного по охране труда, по пожарной безопасности и т. п.

Да, чтобы избежать недоразумений и спорных ситуаций, такой приказ нужно переиздать, если в нем указали должность ответственного сотрудника, а не просто его Ф. И. О.

Пересмотрите документ, если он утратил актуальность или истек установленный законодательством плановый срок пересмотра. Например, инструкции по охране труда пересматривают не реже одного раза в пять лет ( ).

Внимание: не подлежат пересмотру контрольно-учетные документы системы управления охраны труда, включая:

а) акты и иные записи данных, вытекающие из осуществления СУОТ;

б) журналы учета и акты записей данных об авариях, несчастных случаях, профессиональных заболеваниях;

в) записи данных о воздействиях вредных (опасных) факторов производственной среды и трудового процесса на работников и наблюдении за условиями труда и за состоянием здоровья работников;

г) результаты контроля функционирования СУОТ.

Это следует из приказа Минтруда от 19.08.2016 № 438н.

Совет: чтобы не упустить срок пересмотра конкретного документа:

1. Составьте перечень локальных актов по охране труда организации.

2. Приказом по организации:

 утвердите работодателем перечень локальных актов по охране труда организации;

 для каждого документа определите плановый срок пересмотра и срок хранения документа;

 назначьте ответственное лицо за пересмотр каждого документа.

3. Внесите изменения в документ.

4. Издайте приказ о проведении пересмотра и введении в действие измененного(ых) документа(ов).

Алексей Рязанцев

начальник службы производственного контроля и охраны труда филиала ОАО «Квадра»

С уважением и пожеланием комфортной работы, Яна Демидович,

эксперт Системы Кадры

Добрый день! Девочки, подскажите, по приказам ничего ли я не упускаю из виду, может в чем-то ошибаюсь:

По основной деятельности (ОД)

Приказ об учетной политике (создается в первое рабочее число года)
- Приказ график отпусков (первые числа года)
- Приказ нормы расхода топлива (только в момент регистрации предприятия, при наличии транспорта (либо при его появлении), в дальнейшем при изменении наличия транспорта), считается, в том числе и арендуемый.
- Приказ лимит кассы (начало деятельности, в дальнейшем при изменении лимита)
- Приказ о сроках выплаты заработной платы (в начале деятельности при наличии штатных сотрудников, в дальнейшем при изменении сроков)
- Приказ о премировании (датируется конец месяца?)
- Приказ о БСО (в начале деятельности, в дальнейшем при изменении членов комиссии)
- Приказ о штатном расписании (вначале деятельности, при наличии штатных сотрудников, в дальнейшем при изменении штата) в нем же можно прописать ставку тарифную, тогда переиздаем приказ в случае измены ставки
- Приказ курсовые разницы, в случае работы с валютой (ежемесячно, или по окончании года? Каким числом?)
- Приказ о назначении комиссии за ОС и материалами (при первом поступлении ТМЦ на предприятие, в дальнейшем при изменении состава комиссии)
- Приказ о проведении инвентаризации (при наличии на балансе товаров, материалов, ОС перед составлением годовой отчетности, когда правильнее?)
- Приказ о назначении ответственного за ведение книги замечаний и предложений (при создании предприятия, в дальнейшем при изменении ответственного). Если нет штатных сотрудников как тогда?
- Приказ о переоценке ОС (при переоценке до начала ее проведения)
- Приказ о материальной помощи (в случае ее необходимости, требует ли обязательного подтверждения каким-либо документом?)
- Приказ о выплате дивидендов (перед выплатой, при наличии прибыли). Это в конце года, или …?
- Приказ о выдаче новогодних подарков и т.д. (перед выдачей при наличии соответствующих условий)

По личному составу (Л)

Приказ о направлении в командировку
- Приказ об отпуске за свой счет
- Приказ трудовой отпуск (за месяц, или можно непосредственно перед началом)
- Приказ о декретном отпуске (датируется первым днем после больничного по беременности и родам)

По кадрам (К)

Приказ о приеме
- Приказ увольнение
- Приказ о переводе

На каждый ли вид приказов должна быть книга приказов? Заводится ежегодно, или однажды в начале деятельности и до последней странички? Требуется ли еще какое-либо отражение вышеуказанных документов? Как быть, если в штате нет сотрудников (договора подряда, либо заключены договор с ИП гл. бухгалтер, и ИП управляющий? Во втором случает приказы подписываются как гл. бухгалтер Козлов И.П., управляющий Егоров Е.Е.

Вопрос: Необходимо ли в начале года обновлять приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственной части (о создании комиссий, о назначении ответственных и т.д.)?

Ответ: Общегосударственных норм документирования управленческой деятельности, предусматривающих ежегодное переиздание (обновление) приказов по основной деятельности, не содержащих никаких изменений и / или дополнений по отношению к предыдущим, не существует. Приказ, в котором при его издании не оговорен срок действия, считается действующим вплоть до его отмены. Поэтому если приказом, например, утвержден состав экспертной комиссии, которая является постоянно действующей, или назначается ответственным за определенный участок работы должностное лицо, то ежегодно переиздавать такой приказ не имеет смысла. В случае изменения состава комиссии издается приказ "О внесении изменений в состав экспертной комиссии", при этом соответствующий приказ может быть издан как в начале года, так и в последующие месяцы.
Новый приказ о создании комиссии целесообразно издавать в том случае, если ее состав претерпел значительные изменения. Новый приказ о назначении ответственного необходимо издавать в случае, если соответствующие обязанности возлагаются на иное должностное лицо. В такие приказы включается пункт об отмене ранее изданного приказа, например: "Признать утратившим силу приказ директора предприятия от _____ N _____".
В то же время, если изданный приказ имеет фиксированный срок действия (в приказе оговорен период, на который создается комиссия или назначается ответственное лицо) либо приказом предусмотрено создание комиссии или назначение ответственного для выполнения разовых мероприятий, работ, заданий (например, для проведения аттестации работников), то после истечения срока действия приказа или выполнения разовых мероприятий, работ, заданий при повторном возникновении аналогичной управленческой ситуации издание нового приказа является обязательным.

А.Е.РЫБАКОВ,
директор учреждения

институт документоведения
и архивного дела",
кандидат исторических наук

Вопрос: Необходимо ли ежегодно обновлять ранее изданные приказы по основной деятельности (о возложении каких-либо дополнительных обязанностей, о создании комиссий и т.д.), если изменений в составе работников и среди членов комиссий не произошло? Какими нормативными актами в данном случае следует руководствоваться?

Ответ: В законодательстве Республики Беларусь отсутствует общая норма, устанавливающая необходимость ежегодно издавать приказы (иные распорядительные документы) о создании или утверждении персонального состава постоянно действующих комиссий, возложении обязанностей на работников и т.п. Приказы, иные распорядительные документы в указанных случаях издаются по мере необходимости (например, при внесении изменений в состав комиссии, перераспределении обязанностей между работниками и т.п.).
В то же время в некоторых актах законодательства содержатся специальные нормы, предусматривающие ежегодное издание приказов по соответствующим вопросам. Например, согласно пункту 20 Инструкции о порядке присвоения квалификационных категорий работникам организаций системы Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24.10.2006 N 127, персональный состав аттестационной комиссии ежегодно до 1 января утверждается приказом руководителя организации и доводится до сведения работников.
Таким образом, при наличии в нормативных правовых актах специальной нормы такой приказ (иной распорядительный документ) издавать необходимо.

А.Е.РЫБАКОВ,
директор учреждения
"Белорусский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела",
кандидат исторических наук
29.04.2010